2020年8月25日、国家公文書局の同意を得、国家知識産権局が制定した「商標登録ファイル管理規則」を公布し、即日施行した。
特に、「商標登録ファイル管理規則」第13条で、国家秘密、商業秘密及び個人のプライバシー等の内容に関わる場合を除き、何人も関連規定に基づき商標登録ファイルを閲覧、複製することができる、と規定した。
「商標登録ファイル管理規則」の全文は、以下の通り:
第１条 商標登録ファイルの管理を強化するため、「中華人民共和国ファイル法」、「中華人民共和国商標法」及び国の関連規定に基づき、本規則を制定する。
第２条 本規則でいう商標登録ファイルとは、商標登録出願、異議申立、取消、再審、無効などの過程において形成された、保存と利用価値を有する各種形式と媒体の履歴記録を指す。
第３条 国家知識産権局は商標登録ファイル業務を監督、指導し、国家ファイル主管部門の商標登録ファイル業務に対する監督、指導、検査を受ける。商標登録ファイルの作成、保存及び管理業務は商標局が具体的に担当する。
第４条 商標登録ファイルを集中的かつ統一的に管理し、商標登録ファイルの完全性と安全性を維持し、社会の各方面での利用を促進する。
第５条 保存される商標登録書類資料には、主に次のものが含まれる:
（1）商標登録出願及びその後の業務類、
（2）商標異議申立業務類、
（3）商標取消業務類、
（4）商標再審業務類、
（5）商標無効業務類、
（6）その他の業務類。
商標登録証明資料の発行、商標登録証の再発行資料、商標変更、譲渡、更新証明資料の再発行などは保存しなくてもよい。
第６条 保存範囲に属する商標登録文書資料について、商標業務取扱部門は案件の結審後、保存要件に従い速やかに整理し、保存しなければならない。
商標登録ファイル管理部門は、ファイルの品質を厳格に審査しなければならない。保存要件に合致するものについては、引継ぎ手続を履行し、保存要件に合致しないものについては、業務取扱部門に返却して再整理する。
保存する商標登録書類の資料は一般的に原本でなければならず、実際に原本を入手できない場合、原本と照合して相違のないコピーであってもよいが、理由を明記しなければならない。商標業務取扱部門は商標登録ファイルの系統性、完全性、正確性を保証しなければならない。
第７条 商標の電子登録文書の保存業務は、国の関連電子文書管理基準に基づいて執行しなければならない。
商標の電子登録書類は、長期保存に適したファイル保存形式を採用し、メタデータとともに保存し、永続的かつ有効な関連性を確立しなければならない。
第８条 商標登録ファイルの管理はファイルを保管単位とし、商標業務の類型に応じて出願番号又は登録番号などで別々にファイルを作成して保管する。
商標登録ファイルの作成は、分類、配列、番号付け、製本、目録作成などの順序に従って行い、分類が明確で、配列が秩序立っており、目録が正確で、製本が整然としているようにする。
第９条 商標登録ファイル保管室は国の関連基準に適合し、防火、盗難防止、高温防止、防湿、防塵、光防止、磁気防止、有害生物防止、有害ガス防止などの保管条件を備え、ファイルの安全を確保しなければならない。
第10条 商標登録ファイルの保管期間は永久と有期の2種類に分け、具体的には本規則の付属文書「商標登録文書資料の保管範囲及び商標登録ファイル保管期間表」に基づいて執行する。
保管期間が永久である商標登録ファイルについては、国の関連規定に従って国立公文書館に引き渡す。
第11条 商標の電子登録ファイルはオンライン又はオフライン方式で保存し、定期的にバックアップされる。オンラインストレージはアーカイブ専用ストレージサーバを使用し、オフラインストレージはキャリアの耐久性を確保する必要がある。
商標の電子登録ファイルの保管は、国の関連基準に適合し、データのバックアップ、遠隔地での災害復旧等の手段を通じてデータの安全を保証しなければならない。
第12条 商標局は保管期間が満了した商標登録ファイルについては速やかに評価を行い、評価報告書を作成しなければならず、なお保存価値のあるファイルについては、実際に保管期間を延長した期間引き続き保存しなければならない、保存価値がなくなり、廃棄が確定したファイルについては、点検・照合し、ファイル廃棄目録を作成し、国家知識産権局の商標業務を担当する指導者に報告して審査・認可を受けた後、関連規定に従って廃棄し、廃棄目録は永久に保存しなければならない。
第13条 国家秘密、商業秘密及び個人のプライバシー等の内容に関わる場合を除き、いかなる者も関連規定に基づき商標登録ファイルを閲覧、複製することができる。
第14条 商標登録ファイルの整理、デジタル化サービス及び保管などのアウトソーシング業務は、国の関連規定に合致しなければならない。
第15条 国家秘密、商業秘密、個人のプライバシーなどの内容に関わる商標登録ファイルの保管、利用は、国の関連規定に基づいて処理しなければならない。
第16条 国家ファイル管理規定に違反し、商標登録ファイルの歪み、毀損、機密漏洩、紛失をもたらした場合、法により関係者の責任を追及する、犯罪の嫌疑がある場合、司法機関に引き渡し、法により刑事責任を追及する。
第17条 商標局は本規則に基づき、商標登録ファイル管理業務の実際と関連付けてファイル管理業務規程を制定することができる。
第18条 本規則は公布日より施行する。